Como funciona o sistema LeanTrix?
O sistema LeanTrix suporta a implementação e manutenção da padronização do trabalho em qualquer empresa, sempre referenciada ao programa Training Within Industry (TWI). Este sistema potencializa o desenvolvimento das habilidades dos funcionários que participam através do TWI, fornecendo-lhes funcionalidades como: vídeos de instrução e treinamento, uma base de conhecimento abrangente e testes que verificam o nível de compreensão do aluno para com o programa. Para a manutenção do TWI, o sistema LeanTrix oferece um módulo para capacitar a criação de instruções de trabalho padronizadas e também um módulo para melhoria dos processos (kaizen). Todo o sistema de verificação da criação de instruções de trabalho padronizadas é implementado e suportado pelo sistema LeanTrix.
Se você pretende implementar o programa TWI na sua empresa, o sistema LeanTrix será muito útil para você!
A implementação do programa TWI com o sistema LeanTrix é executada com base no conceito RH Lean, onde a construção do engajamento dos funcionários e seu desenvolvimento é o mais importante. O objetivo principal é eliminar o oitavo tipo de desperdício: a perda da criatividade das pessoas. Este desperdício surge quando as mudanças em uma empresa são gerenciadas inadequadamente. Os procedimentos, de acordo com o conceito RH Lean, baseiam-se no pressuposto de que o sucesso de um funcionário individual é o sucesso de toda uma empresa. Um requisito ao implementar o programa TWI, no qual o desenvolvimento de cada funcionário e o cultivo de sua individualidade são fundamentais.
“É importante para o bem comum promover a individualidade: pois somente o indivíduo pode gerar novas ideias que a comunidade precisa para desenvolver melhoria contínua e outras necessidades – na verdade, para evitar a improdutividade e a estagnação.”
Albert Einstein
O sistema LeanTrix, assim como a padronização do trabalho de acordo com o programa TWI, é para todas as empresas onde se tem processos e pessoas, não apenas para empresas de manufatura. O programa TWI é implementado com sucesso em processos de serviços ou administrativas. É especialmente crucial para empresas nas quais há conhecimento e habilidades especializadas e, portanto, onde um processo efetivo para transferência de conhecimento é uma questão importante.
O sistema LeanTrix suporta a padronização dos seguintes processos:
- Produtivo (operações diretamente produtivas, TPM, SMED, 5S etc.);
- Serviço;
- Administrativo.
O sistema LeanTrix em sua versão básica é oferecido no modelo SaaS (Software as a Service). O SaaS é um software online que fornece um serviço seguro pela Internet. No modelo SaaS, o aplicativo completo não estará disponível (o aplicativo completo para ser instalado nos computadores ainda não foi lançado), mas a utilização deste sistema por meio de uma interface do navegador da Web pela Internet sim!
O aplicativo em si é hospedado no servidor do provedor e o acesso a ele é criptografado pelo SSL. Graças ao modelo SaaS, todas as melhorias que surgirão constantemente no sistema LeanTrix aparecerão automaticamente nas contas das empresas que usam o sistema. Além disso, devido ao modelo SaaS, o sistema LeanTrix poderá ser configurado imediatamente em sua empresa sem a necessidade de adquirir servidores ou software, e também sem o processo tedioso de sua implementação.
O sistema LeanTrix possui dois grupos principais de usuários: Treinador TWI e Instrutor TWI. É indicado os seguintes grupos de pessoas para serem Treinador TWI: especialistas em lean e melhoria continua, gerentes, supervisores e líderes experientes. O sistema LeanTrix oferece todo o suporte para a capacitação destes treinadores TWI, apresentando todo o conhecimento técnico e prático sobre como liderar o grupo de Instrutores durante o processo de aquisição de competências necessárias para implementar o TWI. O sistema fornecerá o programa Train-the-Trainers (Treinando os Treinadores) para capacitar os treinadores TWI. Profissional que vai liderar a implementação do projeto.
Os instrutores do TWI geralmente são mestres, líderes e trabalhadores experientes que lidam com os processos diariamente. Eles são suportados no sistema LeanTrix através de:
- Acesso a um banco de dados de vídeos instrutivos para treinamento, também diretrizes pontuais;
- Um módulo de criação de Instruções de Trabalho Padronizado;
- Um módulo visando melhorias no método de trabalho através de kaizen;
- Um sistema de gestão a vista que permite a comunicação clara com os envolvidos no TWI.
No sistema LeanTrix, o treinador TWI também é um instrutor TWI. No entanto, ele tem funções adicionais que o apoia no gerenciamento e desenvolvimento de outros instrutores TWI. Para se tornar um treinador TWI, é necessário primeiro ser um instrutor TWI e completar o programa (TtT). Na prática, um treinador TWI para 12 instrutores TWI.
O sistema LeanTrix também estabelece 3 grupos auxiliares de usuários:
- Um administrador de dados – representante da empresa que gerencia e controla os dados gerados pelos Treinadores e Instrutores TWI, alimenta os documentos de instruções operacionais padronizadas e também acompanha a verificação das instruções;
- Verificadores – pessoas designadas do departamento de Qualidade, Métodos, Melhoria Contínua, Saúde e Segurança, etc. Essas pessoas verificam as Instruções de Trabalho padronizados desenvolvidas;
- Iniciantes – um grupo de usuários no qual apenas um módulo para criar instruções de trabalho padronizadas é ministrado. Esta é a versão básica que não envolve os Treinadores e Instrutores TWI.
Um aspecto fundamental na implementação da padronização do trabalho de acordo com o programa TWI é o gerenciamento das competências das pessoas envolvidas no processo. As competências devem ser vistas como uma combinação de três componentes principais: conhecimento, habilidades e responsabilidade. No sistema LeanTrix, os instrutores do TWI são responsáveis pelo desenvolvimento de competências daqueles que solicitam a licença de um instrutor do TWI. Eles realizam um workshop prático (desenvolvem conhecimento) e apoiam os funcionários na prática do programa. Os instrutores da TWI licenciam os funcionários para se tornarem instrutores do TWI.
„A capacidade de lidar com as pessoas é uma mercadoria tão comprável quanto o açúcar ou o café, e pagarei mais por essa capacidade do que por qualquer outra sob o sol”
John Davison Rockefeller
No sistema LeanTrix, o desenvolvimento das competências dos funcionários no programa TWI consiste em 4 etapas:
Etapa 1. Certificado de conclusão do treinamento – adquirindo conhecimentos e conceitos básicos de teoria com o treinamento realizado por um instrutor do TWI ou uma empresa externa de treinamento ou assistindo a um vídeo instrutivo no sistema LeanTrix. Um instrutor do TWI no sistema tem acesso aos materiais de treinamento de instrutores, que o auxiliam na condução de um treinamento eficaz.
Etapa 2. Prática – treinamento de habilidades sob a supervisão de um instrutor do TWI. Nesse estágio, é determinado um objetivo para cada funcionário, por exemplo: execução de 3 instruções de trabalho padronizadas e também uma operação de análise de melhoria kaizen. Nesta fase, um candidato a instrutor do TWI está em contato constante com um instrutor do TWI através do sistema LeanTrix.
Etapa 3. Obtenção de uma licença – nesta etapa, a pessoa adquiriu uma licença do TWI Instructor. Esta licença também está associada à responsabilidade de treinar pessoas. Para passar nesta etapa, é necessário treinar, pelo menos duas vezes, outro funcionário em condições reais de trabalho. Isso é feito sob a supervisão de um instrutor do TWI, que usa um formulário de auditoria criado no sistema.
Etapa 4. Curso de treinamento de instrutores – este não é um estágio obrigatório. Aplica-se a pessoas que solicitam o status de instrutor do TWI. Esta etapa está associada à responsabilidade por outras pessoas e não apenas ao trabalho próprio. Existe um vídeo instrutivo para instrutores TWI no sistema LeanTrix e, graças a isso, eles podem ser treinados para orientar individualmente um workshop prático sobre padronização do trabalho.
O sistema LeanTrix auxilia na implementação da padronização do trabalho de acordo com o programa TWI. Ao mesmo tempo, fornece os 4 módulos principais necessários para a manutenção desse processo em uma empresa:
- Um módulo para criar Instruções de Trabalho Padronizadas, no qual cada pessoa (mesmo sem conhecimentos de informática) poderá desenvolver Instruções de Trabalho Padronizadas corretas pela primeira vez. 41 regras de criação de instruções, incorporadas ao módulo, serão úteis para esse fim.
- Um módulo para melhorar os métodos de trabalho kaizen, nas instruções de trabalho padronizadas previamente preparadas, a abordagem 5W1H será aplicada.
- Um módulo para se preparar para o treinamento no local de trabalho, de acordo com o programa TWI de Instrução de Funcionários. O módulo fornece diretrizes para instrutores do TWI e também vídeos de treinamento que os lembram do método.
- Um módulo que suporta a transferência de informações e a verificação de Instruções de Trabalho Padronizadas pelos seguintes departamentos: Qualidade, Métodos, Saúde e Segurança, etc.
No sistema LeanTrix, o papel do Treinador TWI é enriquecido com um módulo adicional quando comparado ao Instrutor TWI. Cada papel tem uma finalidade completamente diferente:
- A capacitação do Treinador TWI possui um módulo que contém diretrizes para apoiar o gerenciamento eficaz do processo de desenvolvimento das competências do Instrutor TWI.
- Na capacitação do Instrutor TWI – no qual o caminho do desenvolvimento de competências dentro do programa TWI é construído para cada funcionário incluído no programa. Neste caso os funcionários selecionados desenvolverão suas competências desde o estágio de aquisição de conhecimento teórico e prático até sua certificação como um Instrutor TWI.
Se a empresa decidir que o instrutor TWI escolhido será treinado para se tornar um treinador TWI, o mesmo deve passar pelo módulo seguinte para capacitação do mesmo como treinador TWI.
| ETAPAS PARA DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS | TREINADOR TWI | INSTRUTOR TWI |
|---|---|---|
| Etapa 1 | Segue o padrão definido para o treinamento TWI e deve ser conduzido por um multiplicador TWI | Conhecimento básico sobre o programa TWI e apresentações intuitivas sobre a metodologia |
| Etapa 2 | Diretrizes sobre como apoiar na prática e um módulo para se comunicar com um instrutor do TWI | Um módulo disponível para a criação de Instruções de Trabalho Padronizadas e um módulo de aprimoramento das operações |
| Etapa 3 | Auditorias que apoiam um instrutor do TWI na supervisão do treinamento no local de trabalho | Práticas que auxiliam na preparação para treinamento no local de trabalho, de acordo com o método TW Job Instruction |
| Etapa 4 | O padrão definido que permite que um Instrutor TWI seja treinado para se tornar um treinador TWI | Instrucional TtT (Train-the-Trainers) sobre como se tornar um treinador TWI |
| Objetivo | Gerenciamento do desenvolvimento de instrutores TWI por um treinador TWI | Desenvolvimento individual para instrutor TWI |
„Um objetivo futuro é a base de todas as conquistas, pequenas e grandes. Mesmo um homem forte pode ser derrotado por uma criança que está caminhando em direção a seu objetivo.”
Napoleon Hill
Problemas nas empresas
Como o sistema LeanTrix elimina esses problemas
Todo conhecimento prático sobre o trabalho (facilitações, macetes, manhas e truques) está apenas na mente de funcionários experientes
No sistema LeanTrix, os instrutores do TWI são responsáveis pela criação das instruções de trabalho padronizadas: principalmente líderes, supervisores e operadores experientes. Eles possuem o máximo de conhecimento sobre o trabalho. Eles conhecem os detalhes. O módulo de criação de instruções, desenvolvido no sistema LeanTrix, suporta funcionários experientes através das 41 regras para criar instruções de trabalho. Assim todo o conhecimento na mente dos colaboradores experientes podem ser documentados e então compartilhado com os menos experientes.
Há uma alta rotatividade de funcionários
O método TWI para instruir os colaboradores é a maneira mais eficaz para transferir conhecimento. Ele contém as formas mais eficazes de transferir conhecimento de embasadas na curva de aprendizado.
O método TWI para instruir funcionários trabalha atua de modo pragmático. O sistema LeanTrix orientará seus funcionários para que eles entendam como usar esse método de maneira correta e eficaz. Transferir conhecimento é uma habilidade, e por isso pode ser desenvolvida.
Mas isso requer prática. Graças às auditorias no estágio 3 do processo de desenvolvimento de competências do sistema LeanTrix, seus funcionários se tornarão instrutores TWI capacitados. Devido ao processo eficaz de treinamentos no local de trabalho, os resultados e a satisfação dos colaboradores irão melhorar e a rotatividade de funcionários não será mais um problema em sua empresa.
Cada instrutor treina de acordo com sua preferência
O método TWI para instruir funcionários é a maneira mais eficaz e repetível de treinamento operacional. O sistema LeanTrix preparará líderes e funcionários experientes para saber como utilizar esse método na prática. O TWI treinador manterá esse processo através de auditorias dos treinamentos realizados pelos instrutores do TWI. Garantindo o trabalho padronizado.
O treinamento das atividades leva muito tempo, e apesar disso, ainda é ineficiente
O treinamento no local de trabalho, de acordo com o método TWI de Instrução de Funcionários é na prática duas vezes mais curto que o realizado tradicionalmente. Isso acontece quando o instrutor segue 100% o método TWI. Graças às diretrizes e vídeos de treinamento do sistema LeanTrix, cada instrutor poderá se preparar e executar o treinamento de acordo com o método TWI desenvolvido para Instrução de funcionários.
As instruções de trabalho são muito descritivas e difíceis de entender
O sistema LeanTrix informará automaticamente um instrutor do TWI quanto ao número recomendado de palavras durante a criação das Instruções de Trabalho Padronizadas. Além disso, o sistema oferece suporte às pessoas que criam as documentações informando-as sobre como tirar fotos para utilizar nas instruções, que servem para exemplificar: pontos-chave, ou seja como se executa a atividade. Isso permite que as instruções sejam curtas e com imagens que agreguem valor.
O funcionário recém treinado não trabalha conscientemente – ele não sabe por que executa o trabalho daquela maneira
Nas Instruções de Trabalho Padronizadas, os motivos dos pontos-chave devem constituir 60% do texto inteiro. Razões ensinam a consciência das pessoas. Será muito mais fácil para os funcionários aceitarem uma maneira fixa de trabalhar se descobrirem anteriormente por que essa é a melhor.
O sistema Leantrix guiará a pessoa que está criando instruções a escrever os motivos para as etapas importantes da maneira mais precisa possível. O sistema garantirá que o funcionário não determine um motivo como “porque sim” ou “conforme dito”. A chave é anotar um motivo que informará o colaborador sobre as consequências reais caso não seja seguido aquele ponto chave.
A preparação das instruções leva muito tempo e ninguém as utiliza
O módulo de criação de instruções no sistema LeanTrix permite que as instruções sejam preparadas em média 80% menos tempo do que nos programas do MS Office. O tempo médio economizado na preparação de uma instrução é de aproximadamente 40 minutos. Além disso, o sistema LeanTrix oferece amplo suporte à padronização do trabalho, de acordo com o programa TWI. Isso está associado ao fato de que o objetivo mais importante de qualquer instrução deve ser a possibilidade de seu uso para treinamento ou aprimoramento no trabalho. As instruções em si são apenas pedaços de papel. A prática de criar instruções no sistema LeanTrix ocorre durante o estágio 2, onde os candidatos a instrutores de TWI devem preparar um certo número de instruções de acordo com as indicações de um instrutor de TWI. O estágio 3 envolve o ganho de habilidades em como usar as instruções no treinamento no local de trabalho. O sistema LeanTrix oferecerá suporte individual a cada funcionário, para que ele aprenda como usar as instruções. No sistema LeanTrix, as instruções em seu local de trabalho estarão ativas!
As instruções não refletem a maneira real de trabalhar
Na maioria das empresas, as instruções de trabalho são preparadas pelos departamentos técnicos. Essas instruções estão corretas com relação aos processos (métodos de trabalho), mas não refletem as maneiras reais de executar o trabalho. No sistema LeanTrix, as Instruções de Trabalho Padronizadas são feitas pelas pessoas que realmente executam o trabalho. O papel dos departamentos técnicos é reduzido à verificação dessas instruções e à sua validação.
Os funcionários não podem realizar análises de melhoria (kaizen) em sua área de trabalho
O sistema LeanTrix simplifica o processo de melhoria contínua com base na Instrução de Trabalho Padronizada. O trabalho padronizado por sua vez promove um ambiente propicio a melhorias, pois os problemas ficam em evidencia.
” Sem um padrão não há base lógica para se tomar decisões ou agir” Joseph Juran
No processo acontece um grande número de problemas de qualidade, gerando retrabalhos e scrap
Problemas retrabalhos são geralmente o resultado de erros humanos. É importante evitar esses erros. Para esse fim, as seguintes causas principais de erros humanos devem ser eliminadas:
- Falta ou treinamento ineficiente dos funcionários
- Falha em seguir os padrões de trabalho
- Falta de um processo de supervisão e auditoria para validar o treinamento no local de trabalho
O sistema LeanTrix suporta a eliminação das causas raízes: desenvolvendo habilidades de treinamento entre os instrutores da TWI, oferecendo um módulo de aprimoramento de kaizen e também auditando treinamentos no trabalho.
A implementação dos métodos e melhores práticas de Lean requer o envolvimento de consultores externos
O sistema LeanTrix desempenha o papel do consultor externo. Inicialmente desenvolve os treinadores TWI e depois os conduz pelo processo de desenvolvimento de instrutores TWI. Graças ao sistema Leantrix será possível implementar a padronização do trabalho de acordo com o programa TWI em qualquer empresa do mundo!