TWI JI estabiliza os processos e promove melhoria contínua

Grande parte dos esforços empreendidos pelas empresas visando melhorar seus processos produtivos são perdidos devido à falta de repetibilidade nas operações. Esta instabilidade estabelece um cenário no qual as melhorias realizadas não se sustentam. Para que estes esforços não sejam desperdiçados, é necessário que o processo tenha uma base que suporte todo o trabalho de melhoria, este alicerce pode ser chamado de trabalho padronizado.

Alcançar o trabalho padronizado na teoria parece uma tarefa relativamente simples, mas conseguir esta façanha na prática não é tão fácil quanto parece. Existem vários caminhos que visam estabilizar os processos através da padronização, porém, o mais reconhecido método foi desenvolvido na década de 40 pelos Estados Unidos da América e denominado de TWI JI (Job Instruction). Esta é a ferramenta amplamente difundida nas empresas ao redor do mundo, incumbida de auxiliar a transferência do conhecimento de modo eficaz, dos colaboradores mais experientes para os de menor experiência.

A transferência do conhecimento, quando realizada por um profissional qualificado, contribui diretamente para a padronização das atividades, estabelecendo o alicerce ideal para se aplicar melhoria contínua. Empresas de ponta como Toyota, Lego, Toshiba, LG, Sony, Samsung, entre outras, conseguem resultados surpreendentes com a utilização do método TWI JI. Estruturado de forma pragmática, este método abrange todo o loop de transferência do conhecimento, fazendo com que os colaboradores saibam O QUE fazer, COMO fazer e PORQUE fazer.

TWI JI AUXILIANDO A TRANSFERÊNCIA DO CONHECIMENTO

A metodologia TWI JI (Job Instruction) foi idealizada para suportar os colaboradores mais experientes a transferir seus conhecimentos para os que tenham menor experiência. Possui 4 etapas sucintas com o objetivo de facilitar a realização de treinamentos eficientes, que por sua vez minimizam a ocorrência dos erros cometidos por instrutores durante as sessões de treinamento. Erros estes que acontecem sem a consciência dos instrutores, mas que afetam significativamente a compreensão do aluno. Pesquisas realizadas apresentam que as falhas cometidas com maior frequência são as listadas abaixo:

•  Treinamentos somente com demonstrações (o aluno somente observa o instrutor executando a atividade);
• Passar muitas informações de uma só vez (o aluno não consegue assimilar tudo);
• Omitir informações importantes para a execução da atividade (o aluno não executa a tarefa corretamente);
• O instrutor entrega as documentações de processos antes do treinamento (o aluno não consegue captar os detalhes importantes).

Erros como estes impactam diretamente na segurança, qualidade e produtividade dos processos. Para que estes não sejam cometidos, é de suma importância que o instrutor seja capacitado para transferir as informações de modo assertivo. Falhas assim podem ser mitigadas com treinamento e capacitação dos instrutores. Podemos afirmar que instrutores capacitados promovem bons treinamentos aos colaboradores, que por sua vez executam suas atividades com excelência. Este processo melhora significativamente indicadores de segurança, qualidade e produtividade, deixando a empresa cada vez mais competitiva.

Por este motivo, apresento agora a estruturação da poderosa metodologia TWI, altamente qualificada para ajudar os instrutores a transferirem os conhecimentos de modo assertivo. O TWI é a base do sistema Toyota de produção cunhado por Taiichi Ohno, e é considerado o caminho mais certo para se alcançar o trabalho padronizado e a cultura de melhoria contínua.

Imagem 01: Taiichi OhnoCriador do Sistema Toyota de Produção (STP)

ESTRUTURAÇÃO DA MÉTODOLOGIA TWI JI (4 Etapas)

Prepare o colaborador (etapa 1)

1. Antes de iniciar o treinamento da operação que agregue valor propriamente dita é necessário que o instrutor se atente ao emocional do aluno. O cérebro humano quando se encontra em posição defensiva tende a desenvolver barreiras que bloqueiam a retenção do conhecimento. Por este motivo, o instrutor deve fazer com que o aluno fique o mais tranquilo possível, para se concentrar e absorver o máximo de informações.
2. É necessário também que o aluno seja informado sobre as atividades que vai aprender, bem como nome e objetivos da operação. Quando o colaborador não entende o motivo pelo qual executa seu trabalho, a tendência é que ele não o realize com zelo.
3. Descobrir o que o aluno já sabe deve ser um dos objetivos do instrutor antes de iniciar o treinamento. Esta informação é fundamental para identificar o ponto de partida, e compreender potenciais vícios, para que possa dedicar sua atenção corretamente no momento de transferir e validar os conhecimentos absorvidos pelo aluno.
4. Despertar o interesse do aluno pela atividade, faz com que a tarefa seja executada com maior prestígio e atenção. Ao saber o propósito da operação para a empresa, para ele mesmo, ou para sociedade, desenvolve a consciência necessária para que o aluno a realize com mais anseio.
5. Por último, o instrutor deve posicionar o aluno em um local estratégico, para que ele tenha a visão clara durante a instrução. O aluno deve estar em posição privilegiada para absorver o máximo de detalhes possível.

Apresente a operação – instrutor executa (etapa 2)

A metodologia define a maneira no qual o instrutor deve transmitir o conhecimento, fazendo com que o aluno possa absorver o máximo possível de informação sem se sentir sobrecarregado. Para isto, o instrutor apresenta a atividade três vezes, conforme descrito a seguir:

1. Primeira apresentação: o instrutor executa a atividade descrevendo para o aluno as Etapas Importantes que compõe a tarefa. Etapa Importante é definido como o seguimento lógico da operação no qual o trabalho avança, ou seja, representa “o que” está sendo feito.
2. Segunda apresentação: neste momento o instrutor executa a atividade novamente descrevendo as Etapas importantes, porém nessa fase é acrescentado os Pontos-chave, que devem representar a maneira no qual deve se executar as Etapas Importantes, ou seja, “como” se executa a atividade.
3. Terceira apresentação: na última apresentação do instrutor a metodologia pede que ele execute novamente a operação, repetindo as Etapas importantes, Pontos-chave, agora acrescentando as Razões, que explicam os “motivos” pelos quais o aprendiz deve executar os Pontos-chave da maneira apresentada.

Como podemos observar, o TWI amarra todo o loop do conhecimento, informando para o aluno, O QUE deve ser feito (Etapas Importantes), COMO deve ser feito (Pontos-chave) e o MOTIVO para justificar a maneira apresentada (Razões). Contudo, as informações são transferidas de modo gradativo, para não sobrecarregar e garantir ao máximo a assimilação do conteúdo por parte do aluno.

Verifique o desempenho – aluno executa (etapa 3)

A metodologia define também como o aluno deve executar a atividade, para que o instrutor possa avaliar o conteúdo absorvido, para isso a execução deve ser feita da seguinte maneira:

1. Primeira execução (aluno): o aluno deve realizar a atividade totalmente em silêncio, para que sua atenção esteja totalmente voltada para a execução. Neste momento, caso ocorra alguma falha, o instrutor deve intervir para prevenir que o aluno avance de maneira errônea.
2. Segunda execução (aluno): executa descrevendo as Etapas Importantes.
3. Terceira execução (aluno): executa descrevendo as Etapas Importantes e os Pontos-chave.
4. Quarta execução (aluno): Executa descrevendo as Etapas Importantes, Pontos-chave e Razões.

Deste modo, nota–se que a diferença entre a execução de instrutor e aluno, é que primeiramente o aluno executa a atividade em silêncio para depois começar a descrever as etapas do processo, o que, como e porque.

Acompanhamento (etapa 4)

A última fase da metodologia TWI é composta por uma sequência de ações que o instrutor deve seguir para suportar o aluno no início de suas atividades, estas ações devem ser realizadas conforme apresentado abaixo:

1. Em primeiro lugar, o instrutor deve definir quais serão as atividades designadas para o colaborador naquele momento. É necessário apresentar todas as informações relevantes para que não haja dúvidas. O intuito é que o aluno saiba qual a sua atividade naquele determinado momento.
2. Antes de liberar o novo colaborador para a realização das atividades, é de extrema importância apresentá-lo a pessoa responsável por orientá-lo em casos de dúvidas. Um gesto simples, mas que poderá evitar uma série de problemas futuros. Caso o colaborador não tenha consciência de quem procurar para eventuais questionamentos, a tendência humana é procurar soluções por conta própria, o que vai contra a ideia do trabalho padronizado e consequentemente da metodologia TWI. Portanto, o instrutor deve apresentar o colaborador para a pessoa que o suportará em caso de dificuldades e dúvidas.
3. É de responsabilidade do instrutor visitar o aluno com frequência, principalmente neste primeiro momento, no qual ele deverá garantir que o aluno esteja realizando operações da maneira no qual foi treinado. O aluno, por sua vez, deverá ter conhecimento de que essas visitas de verificações serão realizadas. O intuito é que ele se sinta suportado e seguro para executar as atividades.
4. A durante as verificações o instrutor deverá estimular perguntas. Na maioria das vezes, as pessoas ficam acanhadas em levantar questionamentos, motivadas pelos sentimentos de inferioridade. Portanto, é de extrema importância que o instrutor desperte este interesse, para quebrar as barreiras e encorajar o aluno a sanar por completo eventuais dúvidas. Caso contrário, estes itens não compreendidos poderão ocasionar problemas futuros.
5. Para encerrar a última etapa da metodologia, o instrutor deve reduzir a orientação gradativamente, de modo que o aluno possa “andar com suas próprias pernas”. Ao perceber que a frequência de acompanhamento está diminuindo o funcionário consolida o senso de confiança, o sentimento de dever cumprido deixa o deixará engajado para desenvolver ao máximo seu potencial.

Cartão de bolso TWI JI

Abaixo apresento a estrutura da metodologia TWI JI de 4 passos que acaba de ser exemplificada. Este cartão deve ser utilizado pelos instrutores para que não subestimem as 4 etapas desta poderosa ferramenta, que se aplicada corretamente garante resultados incríveis, como já saboreado em diversas empresas ao redor do mundo.

Imagem 02 – Cartão de bolso TWI-JI

RESUMO:

O programa TWI Job Instruction promove a estabilidade básica dos processos, também denominado de Trabalho Padronizado. Esta metodologia é ideal para instruir colaboradores em como executar o trabalho de forma correta, segura e consciente. Com a utilização do método de 4 passos, excelentes resultados são conquistados, desde a diminuição do tempo de treinamento, redução do índice de scrap, retrabalhos e também segurança operacional. Muitos estudos constatam que o método TWI é a base para construir uma organização voltada para melhoria contínua, ou seja, uma empresa Lean.

Sobre o autor:

Meu nome é Luiz Felipe Campos, sou graduado em Engenharia Mecânica pelo Centro Universitário do Sul de minas (UNIS), com MBA em Gerenciamento de projetos pela Fundação Getúlio Vargas (FGV).

Atuo no mercado de manufatura desde 2008, onde tive passagens por diversos departamentos dentro da indústria, dentre eles: Vendas, Ferramentaria, Melhoria Contínua, e Produção. Atualmente exerço o cargo de Gerente de Engenharia. na CooperStandard e também sou COO na Leantrix.

Com papeis variados de atuação no mercado profissional, tive a oportunidade de liderar um projeto de grande porte dentro de uma multinacional automotiva, projeto no qual fui responsável pela transferência implementação do TWI-JI das plantas da Europa para três fábricas no Brasil. Atingindo um total de mais de 1600 pessoas treinadas, e mais de 700 instruções de trabalho elaboradas.

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