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TWI-JI ESTABILIZA OS PROCESSOS E PROMOVE MELHORIA CONTÍNUA

by luiz-felip on 01/27/2020

Grande parte dos esforços empreendidos pelas empresas visando melhorar seus processos produtivos são perdidos devido à falta de repetibilidade nas operações. Esta instabilidade estabelece um cenário no qual as melhorias realizadas não se sustentam. Para que estes esforços não sejam desperdiçados, é necessário que o processo tenha um alicerce que suporte todo o trabalho de melhoria, e este alicerce pode ser chamado de trabalho padronizado.

Alcançar o trabalho padronizado na teoria parece uma tarefa relativamente simples, mas conseguir esta façanha na prática não é tão fácil quanto parece. Existem vários caminhos que visam estabilizar os processos através da padronização, porém, o mais simples e reconhecido método foi desenvolvido na década de 40 pelos Estados Unidos da América e denominado de TWI-Job Instruction. Esta é a ferramenta amplamente difundida nas grandes empresas ao redor do mundo, incumbida de auxiliar a transferência do conhecimento de modo eficaz, dos colaboradores mais experientes para os de menor experiência. A transferência do conhecimento, quando realizada por um profissional qualificado, contribui com a padronização das atividades e estabelece o alicerce ideal para se aplicar melhoria contínua. Empresas de ponta como Toyota, Lego, Toshiba, LG, Sony, Samsung, entre outras, conseguem resultados surpreendentes com a utilização do método TWI JI. Estruturado de forma pragmática, este método amarra todo o loop da transferência do conhecimento, fazendo com que os colaboradores saibam o que fazer, como fazer e porque fazer.

TWI-JI AUXILIANDO A TRANSFERÊNCIA DO CONHECIMENTO

A metodologia TWI-JI (Job Instruction) foi idealizada para suportar os colaboradores mais experientes a transferir seus conhecimentos para os que tenham menor experiência. Possui 4 etapas sucintas com o objetivo de facilitar a realização de treinamentos eficientes, que por sua vez minimizam a ocorrência dos principais erros cometidos por instrutores durante sessões de treinamento. Erros estes que acontecem sem a consciência dos instrutores, mas que afetam significativamente a compreensão do aluno. Pesquisas realizadas apresentam que as falhas cometidas com maior frequência são as listadas abaixo:

  • Treinamentos somente com apresentações (o aluno somente observa o instrutor executando a atividade);
  • Passar muitas informações de uma só vez (o aluno não consegue assimilar tudo);
  • Omitir  informações importantes para a execução da atividade (o aluno não executa a tarefa corretamente);
  • Entregar as documentações de processos antes do treinamento (o aluno não consegue captar os detalhes importantes).

Erros como estes impactam diretamente na segurança, qualidade e produtividade dos processos. Para que estes não sejam cometidos, é de suma importância que o instrutor seja capacitado para transferir as informações de modo assertivo. Estes deslizes podem ser mitigados através de treinamento e capacitação dos instrutores. Podemos dizer que instrutores capacitados promovem bons treinamentos aos colaboradores, que por sua vez executam suas atividades com excelência. Melhorando significativamente indicadores de segurança, qualidade e produtividade, deixando a empresa cada vez mais competitiva.

Por este motivo, apresento agora a estruturação da poderosa metodologia TWI, altamente qualificada para ajudar os instrutores a transferirem os conhecimentos de modo assertivo. O TWI é a base do sistema Toyota de produção cunhado por Taiichi Ohno e o alicerce necessário para se alcançar o trabalho padronizado e cultura de melhoria contínua.

Imagem 01: Taiichi OhnoCriador do Sistema Toyota de Produção (STP)

ESTRUTURAÇÃO DA MÉTODOLOGIA TWI-JI (4 Etapas)

  1. Prepare o colaborador
  • Antes de iniciar o treinamento da operação que agregue valor propriamente dita, é necessário que o instrutor se atente ao emocional do aprendiz. O cérebro humano quando se encontra em posição defensiva tende a desenvolver barreiras que bloqueiam a retenção do conhecimento. Por este motivo, o instrutor deve fazer com que o aluno fique o mais tranquilo possível, para se concentrar e absorver um maior número de informações.
  • É necessário também que o aluno seja informado sobre as atividades que irá aprender, bem como nome e objetivo da operação. Quando o colaborador não entende o motivo pelo qual executa seu trabalho, o mesmo nunca o realizará com êxito.
  • Descobrir o que o aluno já sabe deve ser um objetivo do instrutor antes de iniciar os ensinamentos. Este pode ser utilizado para identificar o ponto de partida para se atentar aos vícios e também para saber onde concentrar mais no momento de transferir e validar a absorção por parte do aluno.
  • Despertar o interesse do aluno pela atividade faz com que a tarefa seja executada com maior prestígio, simplesmente por saber o propósito da operação para a empresa, para ele mesmo ou para sociedade o motiva a realizá-la com mais anseio.
  • Por último, o instrutor deve posicionar o aluno em um local estratégico, para que o mesmo tenha a visão clara durante a instrução. O aluno deve estar em posição privilegiada para identificar o máximo de detalhes possível.

 

2. Apresente a operação (instrutor executa)

A metodologia define a maneira no qual o instrutor transfere os conhecimentos para o aluno, fazendo com que o mesmo possa absorver o máximo possível de informação sem ser sobrecarregado. Para isto, o instrutor apresenta a atividade três vezes, conforme descrito a seguir:

  • Primeira apresentação: o instrutor executa a atividade descrevendo para o aluno as Etapas Importantes que compõe a tarefa. Etapa Importante é definido como o seguimento lógico da operação no qual o trabalho avança, ou seja, representa “o que” está sendo feito.
  • Segunda apresentação: neste momento o instrutor executa a atividade novamente descrevendo as Etapas importantes, porém nessa fase é acrescentado os Pontos-chave, que apresentam a maneira no qual deve se executar as Etapas Importantes, ou seja, representa “como” se executar a atividade.
  • Terceira apresentação: para a última apresentação do instrutor a metodologia pede que ele execute novamente a operação, descrevendo as Etapas importantes, Pontos-chave, agora acrescentando as Razões, que significam os “motivos” pelos quais o aprendiz deve executar os Pontos-chave da maneira apresentada.

Como podemos observar, o TWI amarra todo o loop do conhecimento, informando para o aprendiz, o que deve ser feito (Etapas Importantes), como deve ser feito (Pontos-chave) e o motivo para justificar o método apresentado (Razões). Contudo, as informações são transferidas de modo gradativo para não sobrecarregar a absorção do conteúdo por parte do aluno.

 

3. Verifique o desempenho(aluno executa)

A metodologia define também como o aluno deve executar a atividade, para que o instrutor possa observar o conhecimento absorvido, para isso a execução deve ser feita da seguinte maneira:

  • Primeira execução (aluno): o aluno deve realizar a atividade totalmente em silêncio, para que sua atenção esteja totalmente voltada para a execução. Neste momento, caso ocorra alguma falha, o instrutor deve intervir para prevenir que o aluno avance de maneira errônea.
  • Segunda execução (aluno): executa descrevendo as Etapas Importantes.
  • Terceira execução (aluno): executa descrevendo as Etapas Importantes e os Pontos-chave.
  • Quarta execução (aluno): Executa descrevendo as Etapas Importantes, Pontos-chave e Razões.

Deste modo, nota–se que a diferença entre a execução de instrutor e aluno, é que primeiramente o aluno executa a atividade em silêncio para depois começar a descrever o que foi aprendido.

 

4. Acompanhamento

A última fase da metodologia TWI é composta por uma sequência de ações que o instrutor deve seguir para suportar o aluno no início de suas atividades, estas ações devem ser realizadas conforme abaixo:

  • Em primeiro lugar, o instrutor deve definir quais serão as atividades designadas para o colaborador naquele momento. É necessário apresentar todas as informações relevantes para que não haja dúvidas. O intuito é que o aluno saiba qual a sua missão naquele determinado momento.
  • Antes de liberar o novo colaborador para a realização das atividades sem o monitoramento do instrutor, é de extrema importância apresentá-lo a pessoa responsável por orientá-lo em casos de dúvidas. Um gesto simples, mas que poderá evitar uma série de problemas futuros. Caso o colaborador não tenha consciência de quem procurar para eventuais questionamentos, a tendência humana é procurar soluções por conta própria, o que vai contra a ideia do trabalho padronizado e consequentemente da metodologia TWI. Portanto, o instrutor deve apresentar o colaborador para a pessoa que o suportará em caso de dificuldades.
  • É de responsabilidade do instrutor visitar o aluno com frequência, principalmente neste primeiro momento, no qual ele deverá garantir que o aluno esteja realizando operações da maneira no qual foi treinado. O aluno, por sua vez, deverá ter conhecimento de quando essas visitas de verificações serão realizadas. O intuito é que o mesmo se sinta suportado e motivado para executar as atividades a ele atribuídas.
  • A partir dessas verificações, o instrutor deverá estimular perguntas dos alunos. Na maioria das vezes, as pessoas ficam acanhadas em levantar algum posicionamento ou questionamentos, motivadas por sentimentos de inferioridade. Portanto, é de extrema importância que o responsável pelo treinamento desperte este interesse, encorajando os colaboradores a sanar por completo suas eventuais dúvidas. Caso contrário, estes itens não compreendidos poderão ocasionar problemas futuros.
  • Para encerrar a última etapa da metodologia, o instrutor deve reduzir a orientação gradativamente, de modo que o aluno possa “andar com suas próprias pernas”. Ao perceber que a frequência de acompanhamento está diminuindo o funcionário consolida o senso de confiança para executar com êxito a atividade. O sentimento de dever cumprido deixa o ser humano motivado para desenvolver ao máximo seu potencial.

Abaixo apresento a estrutura da metodologia TWI JI de 4 passos que acaba de ser exemplificada. Este cartão deve ser utilizado pelos instrutores para que o mesmo não subestime os simples passos desta poderosa ferramenta geradora de resultados incríveis ao redor do mundo.

Imagem 02: Método TWI-Job InstructionCartão de Bolso TWI-JI

RESUMO:

O programa TWI Job Instruction promove a estabilidade básica dos processos, também denominado de Trabalho Padronizado. Esta metodologia é ideal para instruir os operadores em como executar o trabalho de forma correta, segura e consciente. Com a utilização do método de 4 passos, excelentes benefícios são conquistados, desde a diminuição do tempo de treinamento, redução do índice de scrap, retrabalhos e também a segurança operacional. Muitos estudos constatam que o método TWI é o caminho mais curto até a padronização operacional, base para cultura de melhoria contínua.

Autor: Luiz Felipe Campos

 

 

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