Indicadores Chave de Performance (KPI) – Para Implementação do Programa TWI

Prefácio Luiz Felipe Campos:

A padronização do trabalho através do TWI só é possível quando a estrutura por trás da implementação está robusta e bem-feita. Partindo sempre da real necessidade da empresa com a implementação da metodologia, neste artigo os autores chamam esta necessidade de Visão. Para medir a efetividade da implementação se faz necessário a utilização de indicadores de performance (KPI’s – Key performance indicators) incumbido de monitorar e identificar quando a prática está divergente da estratégia. O conteúdo deste material apresenta de forma clara e objetiva quais os indicadores mais utilizados associados a diretriz estratégica de implementação. Também fica bem claro que muitas empresas falham na implementação por não conseguirem identificar quais são estes pontos de controle, por isso a leitura deste artigo é muito indicada para quem pretende implementar a poderosa metodologia  TWI – Job Instruction.

Indicadores Chave de Performance (KPI) – Para Implementação do Programa TWI

O programa (TWI) Treinamento Dentro da Industria, foi desenvolvido para melhorar os processos através da padronização do trabalho e do desenvolvimento dos colaboradores experientes. A origem do programa data do início da década de 1940, quando logo após a invasão das tropas Nazistas na França em junho de 1940, foi percebido pelos EUA que uma guerra mundial era inevitável. Um relatório que foi preparado a pedido do Exército Americano mostrou que existiam 8 milhões de pessoas desempregadas naquele momento. A grande ameaça era que o envolvimento das tropas Americanas na guerra poderia significar o recrutamento da maior parte dos homens em idade laboral que atuavam principalmente na indústria. As atividades do programa foram desenvolvidas para incluir pessoas que nunca haviam trabalhado em áreas produtivas antes, capacitando-os para trabalhar na indústria. Entre estes, principalmente mulheres, homens sem idade ideal e profissionais administrativos.

O programa TWI está atualmente passando por um renascimento. O mercado de trabalho mostra que a capacitação eficaz e eficiente dos colaboradores é crucial para mantê-los por mais tempo. O método de instrução de trabalho TWI -JI é o mais popular entre os métodos do programa. Pois além de ser uma resposta aos problemas de rotatividade de colaboradores que muitas empresas estão enfrentando, também é a base necessária para o trabalho padronizado. Infelizmente, a tentativa de implementar o Método de Instrução de Trabalho TWI na maioria das empresas acaba falhando. Com nossa experiência em mais de 250 empresas de produtos e serviços, que tentaram implementar o Método de Instrução de Trabalho TWI, Em torno de 92% delas foram incapazes de construir um sistema de permanente para gestão dos Treinamentos operacionais. É claro, que a vasta maioria dessas empresas implementaram seus próprios sistemas, mas poucas se organizaram para implementar totalmente o método TWI como parte integrante do mesmo. Qual a razão? Nós iremos responder essa pergunta nesse artigo. Mas vamos começar com algumas informações básicas.

Visão Versus Metas Padronização do Trabalho de Acordo com o TWI

A padronização do trabalho não é sobre mostrar padrões nos locais de trabalho, mas sobre capacitar os colaboradores com o melhor método conhecido de realizar as atividades. Essa é a ideia básica do programa TWI, onde o treinamento dos colaboradores é baseado em documentos previamente preparados que dividem o trabalho em etapas importantes, pontos chaves e razões para os pontos chaves. A figura 1 mostra o método para instrução de trabalho de acordo ao TWI, que guia o instrutor de acordo com o ciclo PDCA (planejar, fazer, verificar e agir).

Tabela. 1. O método TWI de Instrução de Trabalho

O propósito do método de 4 passos é padronizar o processo de instrução que é realizado por um Instrutor TWI (líder ou operador experiente). A instrução TWI padroniza o método de trabalho em uma determinada função. A implementação e manutenção da padronização do trabalho com o TWI possibilita o alcance de muitos benefícios, incluindo:

• A determinação de um método de trabalho igual entre os turnos, que está associado a estabilidade e previsibilidade no processo;
• Melhores resultados de produção devido a escolha do melhor método de trabalho conhecido (experiência: média de melhoria na produtividade em 10% após a implementação do TWI).
• Uma taxa menor de desperdício de produção (experiência: média de redução de desperdícios em mais de 35% após a implementação do TWI);
• Maior efetividade no lançamento de novos projetos, devido a padronização das operações no estágio de planejamento e treinamento;
• A possibilidade de rotacionar colaboradores entre as estações de trabalho (time polivalente);
• Uma quantidade menor de erros cometidos como resultado da consciência melhorada do colaborador (ênfase nas razões dos pontos chaves)

A maioria desses benefícios são perceptíveis apenas após a implementação do método TWI pro completo. Muitas organizações têm sérios problemas com a efetividade da implementação e da manutenção do método TWI. Esse também é o caso com outros métodos de gestão Lean. Contudo, a diferença entre a implementação não efetiva dos métodos Lean e do método TWI é significante. No primeiro caso, após uma má implementação, a deficiência acontece em um nível mais alto de organização. Isso é devido ao fato de os resultados permanecerem visíveis, (ex. marcação de áreas de armazenamento após atividades de 5S na estação de trabalho, ou uma redução no tempo de SETUP após as operações de SMED). No caso do método TWI JI, é um pouco diferente. Porque a perda ocorre no nível em que a organização se encontrava antes da implementação.

O TWI simplesmente morre. Instrutores param de instruir de acordo com os princípios da metodologia, e os padrões se tornam pedaços de papel que após um curto período de tempo deixam de refletir o curso dos processos reais de produção. Sendo assim, no caso do método TWI JI, apenas através da implementação efetiva e de todas as manutenções do sistema, será possível trazer as organizações para um nível superior. No entanto, algumas companhias atingem o sucesso. Baseado na experiencia de mais de 250 empresas de manufatura e serviços, nós definimos um problema básico a respeito da implementação do método TWI JI – a falta de metas e medições estabelecidas. Isso parece ser um problema trivial, especialmente em empresas onde existem muitos indicadores de performance para monitorar vários processos, (ex. empresas onde ferramentas como o Hoshin Kanri são usados). O desafio do método TWI JI é que primeira foca no problema comportamental “Soft” – a respeito do desenvolvimento dos colaboradores. Por isso é tão difícil estabelecer metas neste âmbito. Normalmente, as intenções das empresas quando implementam o método TWI são melhorar as tendências comportamentais: vamos treinar nossos colaboradores e eles irão mudar suas atitudes. Sendo que o método TWI JI é também uma forma para padronizar o trabalho, que pode certamente ser comiserado no grupo de habilidades técnicas “hard”.

Isso é, portanto, uma combinação de melhorar as competências dos colaboradores e estabilizar os processos produtivos. Além disso, o método TWI JI é guiado para eliminar as causas raízes dos problemas de qualidade, eficiência, ou rotatividade de funcionários. Por isso é difícil filtrar dados que mostram o impacto real da metodologia nos indicadores (KPI’s). Nesse artigo nós apresentamos uma série de pontos chaves que, dependendo da visão para o método TWI JI, irá ajudar a estabelecer e acompanhar metas e indicadores. Esses pontos chaves foram criados com base em nossos 12 anos de experiência implementando TWI em mais de 250 empresas em 4 continentes.

Visão Versus Metas

Visão é o ponto de partida para a implementação do método TWI JI, ela define a expectativa dos potenciais benefícios da metodologia. A visão deve ser baseada nas necessidades das organizações que resultam em metas de longo-prazo. A tabela 2 apresenta exemplos de visões com metas e indicadores (KPI’s) estabelecidos.

Tabela 2. Visão, metas e indicadores para implementação do método TWI JI

Colaboradores polivalentes para trabalhar em várias operações

Em fábricas onde existe problema para conseguir colaboradores para trabalhar, assim como em empresas com índice de faltas elevados, polivalência é a chave para a efetividade no uso dos recursos humanos. O objetivo do TWI deve ser aumentar a polivalência dos colaboradores para que eles sejam capazes de trabalhar em várias operações. A ferramenta básica para rastrear o progresso é a matriz de polivalência, onde o treinamento da equipe pode ser facilmente visualizado. Apenas aqueles colaboradores que tem três quartos na matriz de polivalência para uma determinada operação (Colaborador qualificado) ou quatro quartos (Instrutor TWI) são vistos como colaboradores independentes. Um indicador que pode ser criado para aumentar a polivalência dos colaboradores pode ser, ex. 50% da mão de obra direta devem ter no mínimo 3 quartos na matriz de polivalência em pelo menos 3 operações distintas até o final do ano. Tal indicador necessita do desenvolvimento da instrução de trabalho TWI e da capacitação dos instrutores TWI que são responsáveis por realizar treinamentos. Também é válido conduzir uma auditoria que claramente define os requisitos para a transição de 2 quartos (colaborador não-independente trabalhando sob supervisão) para 3 quartos (colaborador independente).

Novos colaboradores devem atingir total eficiência referente ao tempo estabelecido e padronizado.

Empresas com processos produtivos complexos frequentemente enfrentam problemas por treinamentos longos e sem efetividade com os novos colaboradores. Neste caso a implementação do TWI é baseada em uma visão para melhorar estes elementos, onde deve se estabelecer o tempo padronizado para que o colaborador atenda a eficiência esperada na operação designada. Após o treinamento TWI, o progresso do colaborador pode ser acompanhado marcando-o em um gráfico que tem uma meta claramente definida a respeito de eficiência e do intervalo de tempo. É melhor monitorar o indicador de performance continuamente, mas se não houver apoio do TI, poderá ser acompanhado no período de minuto, hora ou turno, dependendo das característica e dificuldades do processo.

A meta é atingida quando a efetividade do colaborador avaliado não fica abaixo da meta definida. Para determinar essa medida, padronização do trabalho e um método de treinamento são necessários. Não é possível que exista uma meta para todos os colaboradores quando cada instrutor treina de acordo com um método diferente. Vale a pena ignorar um dos mitos sobre o método TWI JI que diz encurtar o tempo de treinamento no trabalho. Isso não é verdade. Treinamento no trabalho é normalmente mais longo no método TWI JI do que nos treinamentos padrões, que envolvem mostrar o trabalho e deixar um aprendiz sozinho com a instrução operacional. Contudo, o tempo para a capacitação de um colaborador para atingir a eficiência proposta é consideravelmente menor no método TWI JI, por que o instrutor TWI dedica tanto tempo quanto necessário aos colaboradores. E é o tempo necessário para desenvolver um colaborador capacitado para o trabalho que deveria ser medido, e não o tempo do seu treinamento.

Todas as células operacionais operam através do o melhor método de trabalho conhecido

A porcentagem de cobertura de estações de trabalho com instruções TWI é um bom indicador de quão difundido na planta o método TWI JI está. Contudo, não é apenas a porcentagem de cobertura que importa, mas acima de tudo, a qualidade das instruções. Sendo assim, a visão deve ser acompanhada por um indicador que requer uma revisão das instruções TWI se atentando se elas foram feitas de acordo com as regras. O indicador neste caso é consequentemente a porcentagem de cobertura da área de produção com as instruções TWI, e a forma de verificar esse indicador deveria ser a auditoria de implementação. Apenas após um resultado positivo pode ser concluído que a área está coberta pelo método TWI JI.

Gestores de nível médio são líderes reais – Eles podem ensinar os colaboradores

O desenvolvimento para habilidades de gestão da equipe em nível médio é um catalisador para o sucesso da implementação do método TWI JI. Líderes bem treinados e atentos contribuem para espalhar efetivamente a ideia do programa TWI para toda a empresa. A meta dessa visão deve ser a porcentagem de instrutores TWI certificados entre todos os gerentes e líderes. A certificação para um instrutor TWI deve ser confirmada por um auditor, que verifica as habilidades do candidato em informar as regras de segurança, qualidade, organização do trabalho, assim como o modo de lidar com a metodologia de 4 passos do método TWI JI. A certificação de um instrutor TWI deve ser precedida por um período de prática sob a supervisão de um Treinador TWI. Também vale a pena iniciar o processo de certificação dentro da empresa (certificados, materiais de treinamento, etc.)

 Novos projetos lançados com efetividade

A visão relacionada a implementação do método TWI JI em novos projetos diz respeito principalmente a empresas que ativamente buscam novos clientes e lançam novos produtos. A implementação do método TWI JI em novos projetos é mais fácil porque nós começamos do zero. Por outro lado, nós não podemos contar com a experiência dos nossos colaboradores, porque todos aprendem trabalhando. O objetivo de implementar o método TWI deve ser se conectar de forma abrangente o sistema de lançamento utilizado. Provavelmente o sistema de gestão possuirá marcadores temporais que devem ser fechados até uma data específica antes do início da produção (SOP). O método TWI JI deve ser incorporado a este sistema. A ordem deve ser como a seguir:

1. Listar operações que são necessárias para padronização (parte da matriz de polivalência)
2. Determinar a necessidade referente a contratação de novos colaboradores (parte da matriz de polivalência – Posição, não pessoas neste momento)
3. Listar as etapas importantes das operações (engenheiros e futuros líderes) durante a fase de protótipo.
4. Balancear o trabalho e implementar novas estações.
5. Desenvolvimento das instruções TWI com base nas etapas importantes definidas (Líderes escrevem os pontos chaves e as razões dos pontos chaves).
6. Recrutamento das pessoas e treinamentos TWI – preenchendo a matriz de polivalência que foi desenvolvida no passo 1.

Melhoria na produtividade e redução da quantidade de Scrap de produção a cada ano

Produtividade e Qualidade são frequentemente os indicadores mais interessantes para a gestão de uma empresa. Eles afetam diretamente os resultados produtivos do negócio. O método TWI JI elimina as causas raízes da baixa produtividade e qualidade, e nesse caso, não é fácil verificar seu impacto nas melhorias alcançadas. Um dos métodos poderia ser a condução de medições 20 dias antes da implementação, e depois excluindo uma área das medições durante o período de implementação do método TWI JI (ex. 3 atividades semanais). Durante esse tempo, operadores e líderes estão envolvidos na criação das instruções TWI, e alguns deles se tornarão instrutores TWI. Posteriormente os Instrutores instruem todos os colaboradores na área com padrões estabelecidos referentes a polivalência. Após o período de implementação, existe um período de medições de 20 dias, que verificará a efetividade da implementação. Essa abordagem fornece uma definição clara dos benefícios de implementar o método TWI JI em uma área produtiva selecionada. Realizando a medição 20 dias antes da implementação e 20 após a o treinamento TWI.

Sumário

Os problemas com a implementação do método TWI são frequentemente associados a falta de metas específicas para implementação, contudo a causa raiz disso é a dificuldade na sua determinação e medição. Infelizmente, sem metas especificadas, a implementação e manutenção de do sistema de trabalho padronizado TWI provavelmente terminará em fracasso. As metas supracitadas são usadas em empresas que obtiveram sucesso. As características das metas descritas permitem que elas sejam usadas simultaneamente, porque elas não são mutuamente exclusivas, pelo contrário – elas são complementares. Todos esses meios que estritamente definem as metas e sua clara comunicação para os colaboradores, leva ao sucesso do programa TWI nas empresas. A base do programa TWI são as pessoas, e a padronização do trabalho é referente á forma como os colaboradores desenvolvem suas atividades – não apenas no campo da produção, mas também no âmbito da transferência de conhecimento e habilidades.

Autores:

Dr. Bartosz Misiurek

Kamil Muller

Tradução e comentários:

Luiz Felipe Campos